Tarefas vs. Tempo: como administrar
Atualizado em 24/07/2020
Com certeza em algum momento você já pensou que seu dia precisava ter mais que 24 horas para dar conta de todas as suas tarefas. Mas será que se você tivesse mais horas, você conseguiria fazer tudo, ou ainda criaria mais tarefas para executar?
A realidade é que todas as horas de nosso dia são suficientes para fazermos o que precisamos e essa frustração que você está sentindo é provavelmente por não conseguir organizar e controlar o seu tempo. 😉
Então, chega mais! Vamos ver como você pode organizar melhor suas tarefas durante o tempo que você tem. Bora?
#1 Defina metas e objetivos
O seu primeiro passo é descobrir quais são suas metas e objetivos, tanto pessoais quanto profissionais. Assim ficará mais fácil dividir o tempo entre todas suas atividades e priorizar o que é necessário, defina também se prefere se organizar por mês, semana ou dia.
#2 Faça uma lista de tarefas
Não guarde tudo em sua cabeça, a chance de esquecer alguma prioridade e focar em atividades desnecessárias é grande, além de você estar sempre ansioso(a) lembrando que tem mais tarefas e que já tinha esquecido delas.
Por isso, para facilitar a organização, o segundo passo é fazer uma lista de tarefas com o que você precisa dar conta durante a semana para alcançar as metas que você definiu, e ao lado de cada tarefa, anote quanto tempo você leva para fazer cada uma delas. Seja realista e não minta para si mesmo!
#3 Classifique a tarefa por prazo e importância
Esse terceiro passo é muito importante, é aqui que você vai definir o que pode fazer primeiro e o que pode ser deixado para depois. A dica é dividir em 3 tipos de tarefas:
Tarefas de ROTINA - são aquelas a serem feitas todos os dias, corriqueiras, como responder emails, telefonemas, pagar contas, entre outras.
Tarefas IMPORTANTES - são aquelas essenciais para você atingir a sua meta.
Tarefas URGENTES - são as importantes, e que não podem ser adiadas.
#4 Autoconhecimento é a chave!
Já reparou que tem pessoas mais eficazes de manhã cedo, outras que são mais produtivas a noite? É bem importante você se conhecer e saber em quais horários você é mais eficaz para distribuir bem as suas tarefas durante o dia. Por exemplo, pode focar em tarefas complexas nos períodos do dia que estiver mais tranquilo.
Por isso, sugerimos que divida seu dia em blocos de mais ou menos 3h, como você achar melhor. Em seguida, pense e anote as respostas das seguintes perguntas no mesmo local em que você dividiu os períodos. São elas:
a) Em qual(is) bloco(s) do dia eu sou mais produtivo(a)?
b) Qual momento do dia é mais tumultuado para mim?
c) Onde estou em cada um desses blocos do dia?
Você pode saber mais em nosso vídeo "Como gerenciar melhor o tempo".
#5 Distribua as tarefas para realizar em cada período
Por fim, pegue a sua lista de tarefas, sua organização dos períodos e coloque a mão na massa. Nesse momento é importante que você faça uma reflexão sobre qual é o melhor momento para você se dedicar a cada tarefa e perceba o que é possível fazer em cada horário para não atrapalhar tanto sua vida profissional quanto pessoal.
Lembre-se: Tarefas novas vão sempre aparecer no último minuto. Quando acontecer, é preciso ter calma, respirar fundo e ir devagar, encaixe cada uma delas na sua lista e pense se é algo de rotina, importante ou urgente e qual o melhor momento para executá-la.
Também não esqueça que sempre pode dizer não! O mais importante é saber equilibrar suas tarefas, dizer sim para tudo não é saudável e pode não ser bom para o negócio.
Com o tempo, você vai conhecer mais sua própria rotina e entender como organizá-la da melhor forma. Boa sorte!
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