Ter um custo baixo é uma grande vantagem para um negócio. Se você conseguir controlar os seus custos, você poderá se beneficiar de um poder financeiro maior e assim investir em infraestrutura, comunicação, treinamentos para a sua equipe ou simplesmente diminuir o preço de venda dos seus produtos ou serviço… Como consequência, a saúde financeira do seu empreendimento será cada vez melhor, o seu cliente mais satisfeito e você mais tranquilo.

Para que você consiga repensar os custos de seu negócio e reduzi-los, é importante seguir três passos simples e de fácil aplicação:

#Situação financeira

Analisar a situação financeira do seu negócio significa observar a saúde e a estabilidade do seu negócio em relação à sua capacidade de lucro, suas receitas e suas despesas. Se você já possui um fluxo de caixa organizado, é o momento de olhar para ele. Se não o tiver, saiba que é muito importante você organizar um fluxo de caixa. Não precisa ser nada sofisticado, apenas com uma planilha ou até mesmo com um caderninho é suficiente, o que é preciso é ter o controle das receitas e dos gastos de forma bem organizada.

Você pode conhecer mais sobre esse assunto na aula de “Organização Financeira”, aqui no Tamo Junto.

A primeira coisa a se fazer para analisar a situação financeira do seu negócio, é verificar a sua receita: Qual é o seu faturamento? Quanto você lucra por mês com o negócio? Quanto dinheiro próprio ou de empréstimos e financiamentos você investe no seu negócio?

Após essa análise inicial, você precisa observar quais são as fontes de custo e gasto no seu negócio. Faça uma lista de custos do seu negócio, inserindo também os valores de gastos: compra de material, luz, gás, internet, mão de obra, impostos, e assim adiante.

Nesse ponto você chega ao momento mais importante: Analisar o quão importante cada item é para o seu negócio, e se ele pode ser reduzido facilmente. Você pode anotar ao lado de cada custo, comentários que irão te ajudar a priorizar as metas. Seguem algumas perguntas que você pode levantar para cada um dos custos:

  • Esse custo é realmente importante para o negócio? Ele dá retorno para o meu negócio? Ele pode ser cortado facilmente sem impactar no faturamento do meu negócio?
  • Será que o valor que pago num produto ou serviço é justo em relação à minha atividade?
  • Consigo achar fornecedores ou substitutos mais baratos para esse item?

#Definir metas

Agora que você possui todas as informações, pode passar à próxima etapa: definir metas de redução de custo.

Observe o seu lucro, o total das suas receitas e o total dos seus gastos. Quanto você gostaria de economizar com a redução de custos? R$100 por mês? R$ 500? R$ 2000?

Assim que você possuir uma ideia da sua meta geral, observe mais uma vez a lista dos seus custos, principalmente os seus comentários.

Classifique os gastos em duas categorias:

  • Os “intocáveis”: Os que são de grande importância para o seu negócio ou que não podem ser reduzidos facilmente como os impostos, a mão de obra, etc.
  • Os “flexíveis”: Custos que tem uma margem de redução mais acessível, gastos inúteis ou que não geram retorno. São esses custos que nos interessam.

Pensando nos flexíveis, para cada custo defina uma meta de redução do valor que você paga. Por exemplo, se você gastar R$ 50,00 com papel a cada mês, e identificou que não é necessário imprimir tudo em papel novo e pode começar a usar rascunhos para alguns documentos, pode decidir gastar só R$ 25,00 em papel, economizando assim R$ 25,00 todo mês. Você também pode definir um prazo caso seja algo temporário.

Uma vez realizado esse exercício com cada custo flexível, verifique se a soma de todos esses valores de redução individuais são compatíveis com a sua meta de redução de custos. Se ainda não conseguiu atingir o valor de redução desejado, tente economizar ainda mais em algum custo, ou repense a sua meta de redução: Será que você não estipulou um valor de redução muito alto e que não acompanha a sua realidade?

#Ação

Agora é o momento que você irá pensar em seu Plano de Ação. Com as metas definidas, você irá pensar em um plano de ações necessárias para atingir os seus objetivos. O plano de ação deve ser bem simples e realista, para que você consiga realizá-lo, sem desistir ou correndo o risco de guardá-lo esquecido em uma gaveta.

Para cada meta, liste o que será feito para reduzir o custo, quando e por quem.

Seguem alguns exemplos de ação que você pode desenvolver:

  • Para compra de material e recursos, solicite preços a vários fornecedores e realize pelo menos três orçamentos para cada item a ser comprado. Assim, você poderá escolher sempre o mais barato;
  • Separe as suas finanças pessoais das finanças do seu negócio. Se você gasta o dinheiro que recebe no empreendimento para pagar a conta de casa ou comprar um presente para seu filho, anote esses gastos para não contabilizá-los no seu fluxo de caixa. Se não fizer essa divisão os gastos pessoas farão parte dos gastos do negócio. Aprenda a separar as suas finanças na aula de “Como separar as finanças pessoais e do negócio”, aqui no Tamo Junto.

Reduzir os custos do seu negócio é essencial quando você passa por uma crise, ou quando simplesmente quer otimizar a saúde financeira do seu empreendimento.

Seguindo esses três passos, você conseguirá ter um impacto positivo na sua gestão, podendo então investir o dinheiro economizado em outras áreas mais importantes para você.